CIANJUR TIMES — Badan Kepegawaian Negara (BKN) kini mempercepat transformasi digital dalam manajemen aparatur negara melalui penguatan tata kelola dokumen. BKN mewajibkan instansi pemerintah mengelola Arsip ASN Digital secara terintegrasi menggunakan platform Document Management System (DMS) dan MyASN. Langkah strategis ini bertujuan menciptakan rekam jejak kepegawaian yang akurat, transparan, serta berkelanjutan di seluruh Indonesia.
Penciptaan arsip ini bermula dari proses pendataan sistematis setiap dokumen yang dihasilkan selama masa kerja pegawai. Unit kerja kepegawaian harus memastikan bahwa setiap dokumen masuk ke dalam DMS untuk membangun fondasi layanan berbasis data. Hal ini meminimalkan risiko kehilangan dokumen fisik dan mempercepat proses administrasi yang sebelumnya memakan waktu lama.
“Penciptaan arsip digital ini menjadi fondasi utama dalam membangun layanan kepegawaian yang berbasis data dan teknologi,” tulis BKN dalam pedoman teknisnya.
Integrasi MyASN Mudahkan Pegawai Akses Data Mandiri
Sistem informasi ini memungkinkan setiap pegawai memantau dokumen pribadi mereka secara real-time. Arsip yang tercipta melalui Sistem Informasi ASN (SIASN) akan masuk secara otomatis ke dalam DMS dan tersaji pada aplikasi MyASN. Namun, instansi atau pegawai tetap memiliki kewajiban untuk mengunggah dokumen tertentu secara mandiri, seperti ijazah pendidikan, sertifikat diklat, atau piagam penghargaan.
Proses verifikasi dan penyimpanan dalam DMS juga menjamin keamanan data dari risiko penyalahgunaan. Pegawai memiliki hak akses penuh terhadap Arsip ASN Digital milik pribadi, sementara instansi hanya dapat mengakses data sesuai dengan kewenangan masing-masing. Integrasi ini secara otomatis menghapus duplikasi data dan meningkatkan akurasi informasi profil kepegawaian nasional.
“Instansi pemerintah dan ASN berkewajiban melengkapi serta melakukan pemutakhiran arsip secara berkala melalui DMS atau MyASN,” tegas BKN untuk menjamin validitas data.
Pemeliharaan dan Penyusutan Data Berbasis Sistem
Selain penyimpanan, sistem DMS juga menangani proses legalisasi dokumen kepegawaian agar lebih cepat dan memiliki kekuatan administratif yang jelas. BKN melakukan pemeliharaan keamanan data secara berkelanjutan guna melindungi informasi sensitif milik jutaan pegawai. Pada tahap akhir siklus data, sistem akan melakukan penyusutan arsip berdasarkan jadwal retensi yang telah ditentukan.
Berbeda dengan arsip fisik, penyusutan dokumen digital tidak melibatkan pemusnahan permanen secara fisik, melainkan melalui pemberian status musnah atau statis dalam sistem. Prosedur ini memastikan birokrasi tetap memiliki arsip sejarah yang penting tanpa membebani kapasitas ruang penyimpanan digital. Melalui sistem yang modern ini, BKN optimis birokrasi Indonesia akan semakin profesional dan terpercaya.***
